Vilniaus g. 160, 76298 Šiauliai, tel. (8 41) 52 45 05, faks. (8 41) 50 43 40,
el. p. siauliai@archyvai.lt, kodas Juridinių asmenų registre 290765660
AB "Swedbank" atsiskaitomoji sąskaita LT507300010002409606

 

Darbo reglamentas

 

PATVIRTINTA

Šiaulių apskrities archyvo direktoriaus

2016 m. gruodžio 30 d. įsakymu Nr. V-9

 

ŠIAULIŲ REGIONINIO VALSTYBĖS ARCHYVO

DARBO REGLAMENTAS

 

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

 

     1. Šiaulių regioninio valstybės archyvo darbo reglamentas (toliau – Reglamentas) nustato Šiaulių regioninio valstybės archyvo (toliau – Archyvas) darbo tvarką.

     2. Reglamentas parengtas vadovaujantis Šiaulių regioninio valstybės archyvo nuostatais, patvirtintais Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2011 m. vasario 17 d. nutarimu Nr. 197 (Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2016 m. lapkričio 23 d. nutarimo Nr. 1174 redakcija) , kitais norminiais teisės aktais.

     3. Archyvas savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Europos Sąjungos teisės aktais, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Lietuvos Respublikos biudžetinių įstaigų įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, kitais Lietuvos Respublikos įstatymais ir Lietuvos Respublikos Seimo priimtais teisės aktais, Respublikos Prezidento dekretais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau – Vyriausybė) nutarimais, Ministro Pirmininko potvarkiais, Lietuvos Respublikos kultūros ministro įsakymais, Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymais,  Archyvo nuostatais, kitais norminiais teisės aktais ir šiuo Reglamentu.

     4. Archyvas savo veiklą grindžia įstatymo viršenybės, objektyvumo, proporcingumo, nepiktnaudžiavimo valdžia, tarnybinio bendradarbiavimo ir kitais Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme nustatytais principais.

     5. Archyvui kitose valstybės institucijose ar įstaigose atstovauja Archyvo direktorius arba pagal kompetenciją jo įgalioti kiti Archyvo valstybės tarnautojai ar darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (toliau – valstybės tarnautojai ir darbuotojai).

 

II SKYRIUS

ARCHYVO ADMINISTRACIJOS STRUKTŪRA

 

     6. Archyvo administracijos struktūra formuojama atsižvelgiant į įstatymų ir kitų norminių teisės aktų Archyvui nurodytus veiklos tikslus ir pavestas funkcijas. Archyvo administracijos struktūrą tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

     7. Archyvui vadovauja direktorius – valstybės tarnautojas. Jį priima į pareigas ir atleidžia iš pareigų Lietuvos vyriausiasis archyvaras Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka. Archyvo direktorius sprendžia Archyvo kompetencijai priklausančius klausimus ir atsako už Archyvui nustatytų veiklos tikslų įgyvendinimą ir priskirtų funkcijų atlikimą, koordinuoja ir kontroliuoja Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų veiklą, nustato jiems uždavinius, duoda pavedimus.

     8. Archyvo direktorius yra pavaldus ir atskaitingas Lietuvos vyriausiajam archyvarui.

     9. Direktoriaus laikinai nesant, jo funkcijas atlieka jo įgaliotas valstybės tarnautojas, kuriam tokios funkcijos nustatytos pareigybės aprašyme.

     10. Archyvą sudaro buveinė ir struktūrinis padalinys - Šiaulių regioninio valstybės archyvo Panevėžio filialas (toliau – Filialas).

     11. Archyvo Filialui vadovauja vedėjas. Laikinai nesant Filialo vedėjui, jo funkcijas atlieka Archyvo direktoriaus įsakymu paskirtas kitas Filialo darbuotojas.

     12. Filialas savo veikloje vadovaujasi Archyvo direktoriaus patvirtintais Filialo nuostatais, Filialo vedėjas, kiti Archyvo valstybės tarnautojai – pareigybių aprašymais, parengtais ir patvirtintais pagal Valstybės tarnautojų pareigybių aprašymo ir vertinimo metodiką, patvirtintą Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. gegužės 20 d. nutarimu Nr. 685 „Dėl Valstybės tarnautojų pareigybių aprašymo ir vertinimo metodikos patvirtinimo“, darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis – pareigybių aprašymais.

     13. Filialo vedėjas, buveinės darbuotojai yra tiesiogiai pavaldūs ir atskaitingi Archyvo direktoriui, Filialo darbuotojai – Filialo vedėjui

     14. Archyvo darbo laiką nustato Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. rugpjūčio 7 d. nutarimas Nr. 990 „Dėl darbo laiko nustatymo valstybės ir savivaldybių įmonėse, įstaigose ir organizacijose“.

 

III SKYRIUS

PATARIAMOSIOS INSTITUCIJOS

 

     15.Sprendžiamoms problemoms nagrinėti, Archyvo teisės aktų projektams rengti Archyve gali būti sudaromos patariamosios komisijos ar darbo grupės. Patariamųjų komisijų ar darbo grupių personalinę sudėtį ir, jei reikia, jų darbo reglamentus įsakymu tvirtina Archyvo direktorius.

 

IV SKYRIUS

ARCHYVO VEIKLOS ORGANIZAVIMAS

 

     16. Archyvo veikla organizuojama vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintu metiniu veiklos planu, rengiamu vadovaujantis Strateginio planavimo metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. birželio 6 d. nutarimu Nr. 827 „Dėl Strateginio planavimo metodikos patvirtinimo“. Tvirtinti Archyvo metinius veiklos planus Lietuvos vyriausiasis archyvaras gali pavesti Archyvo direktoriui. Archyvo metiniai veiklos planai skelbiami Archyvo interneto svetainėje. Metinio veiklos plano vykdymo vertinimą atlieka Lietuvos Respublikos kultūros ministerijos Vidaus audito skyrius.

     17. Archyvo metinio veiklos plano projektą rengia Archyvo direktorius arba jam pavedus kitas paskirtas darbuotojas (-ai), pagal Filialo vedėjo pateiktus Filialo metinio veiklos plano projektą, Archyvo buveinės darbuotojų pateiktus pasiūlymus.

     18. Archyvo metinio veiklos plano įgyvendinimo kontrolę vykdo Archyvo direktorius arba jo įgaliotas valstybės tarnautojas. Filialo metinio veiklos plano įgyvendinimą užtikrina Filialo vedėjas.

     19. Archyvo metinę veiklos ataskaitą Archyvo direktorius teikia Lietuvos vyriausiajam archyvarui.

     20. Archyvo metinę veiklos ataskaitą rengia Archyvo direktorius arba jam pavedus kitas paskirtas darbuotojas, pagal Filialo vedėjo, buveinės darbuotojų pateiktus metų veiklos duomenis.

     21. Filialas, Archyvo buveinės darbuotojai rengia tarpines veiklos ataskaitas. Jų rengimo tvarką įsakymu nustato Archyvo direktorius.

     22. Archyvo einamieji klausimai aptariami Archyvo direktoriaus, Filialo vedėjo, buveinės darbuotojų pasitarimuose. Filialo vedėjas gali kviesti pasitarimus jam pavestų uždavinių vykdymo klausimais.

  

V SKYRIUS

TEISĖS AKTŲ PRIĖMIMAS IR PASIRAŠYMAS

 

     23. Archyvo direktorius, atlikdamas jam pavestas funkcijas, priima ir pasirašo įsakymus dėl:

     23.1.  pareigybių aprašymų, pareigybių sąrašų patvirtinimo;

     23.2. valstybės tarnautojų ir darbuotojų priėmimo į pareigas ir atleidimo iš pareigų, atostogų suteikimo, nuobaudų skyrimo, skatinimo, siuntimo į komandiruotes, kvalifikacijos kėlimo;

     23.3. komisijų, darbo grupių sudarymo;

     23.4. turto valdymo;

     23.5. kitų teisės aktų jam suteiktų funkcijų vykdymo.

     24. Archyvo direktoriaus įsakymai rengiami vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisėkūros įstatymu, Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1k-298 „Dėl Teisės aktų projektų rekomendacijų patvirtinimo“, ir atsižvelgiant į Lietuvos vyriausiojo archyvaronustatytus dokumentų rengimo bendruosius reikalavimus.

     25. Archyvo direktoriaus įsakymai įsigalioja jų pasirašymo dieną, jei pačiuose įsakymuose nenustatyta kita jų įsigaliojimo data.

     26. Su Archyvo direktoriaus priimtais norminiais įsakymais Archyvo veiklos klausimais pasirašytinai supažindinami visi Archyvo darbuotojai.

     27. Su Archyvo direktoriaus individualiais įsakymais personalo, atostogų ar komandiruočių klausimais Dokumentų valdymo sistemos priemonėmis supažindinami įsakymuose išvardinti  Archyvo darbuotojai, jei reikia, ir įsakyme išvardintus darbuotojus pavaduojantys asmenys, kiti suinteresuoti Archyvo darbuotojai.

     28. Su kitais Archyvo direktoriaus įsakymais, jei įsakyme nenurodyta kitaip, pagal įsakymo turinį Dokumentų valdymo sistemos priemonėmis supažindinami įsakyme išvardinti Archyvo darbuotojai, jei reikia, įsakyme išvardintus darbuotojus pavaduojantys asmenys, kiti suinteresuoti Archyvo darbuotojai.

     29. Archyvo direktoriaus įsakymai, teisės aktų nustatyta tvarka, gali būti skelbiami interneto svetainėje.

 

VI SKYRIUS

LIETUVO RESPUBLIKOS KULTŪROS MINISTRO, LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO PAVEDIMŲ VYKDYMAS IR KONTROLĖ

 

     30. Archyvo direktorius užtikrina, kad Lietuvos Respublikos kultūros ministro ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimai būtų tinkamai ir laiku įvykdyti.

     31. Lietuvos Respublikos kultūros ministro, Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimus vykdyti savo rezoliucija Archyvo dokumentų valdymo sistemos priemonėmis arba pasirašytinai nurodo Archyvo direktorius.

     32. Lietuvos Respublikos kultūros ministro, Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimai turi būti įvykdyti per 10 darbo dienų nuo jų užregistravimo Archyve dienos, jei pavedime nenurodytas konkretus įvykdymo laikas.

     33. Informaciją apie pavedimų įvykdymo terminus Archyvo direktoriui teikia darbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą.

 

VII SKYRIUS

ARCHYVO VIDAUS PAVEDIMAI

 

     34. Archyve pavedimus duoti turi teisę:

     34.1. Archyvo direktorius buveinės darbuotojams pagal jų pareigybių aprašymuose nustatytas funkcijas;

     34.2. Archyvo direktorius Filialo vedėjui, pagal jam nustatytas funkcijas, tiesiogiai Filialo darbuotojams pagal jų pareigybių aprašymuose nustatytas funkcijas, apie tai informuojant  Filialo vedėją;

     34.3. Filialo vedėjas tiesiogiai pavaldiems darbuotojams.

     35. Archyvo direktoriaus pavedimai gali būti duodami įsakymų, rašytinių pavedimų, rezoliucijų Archyvo dokumentų valdymo sistemoje ar žodine forma.

     36. Filialo vedėjas direktoriaus rezoliucijoje jam nurodytą užduotį gali pavesti vykdyti konkretiems Filialo valstybės tarnautojams ar darbuotojams. Kai užduotį turi vykdyti keli vykdytojai, atsakingas yra pirmasis vykdytojas.

     37. Pavedimas (išskyrus pavedimą parengti teisės akto projektą)  turi būti įvykdytas ne vėliau kaip per 10 darbo dienų, jei pavedime, įstatyme ar kitame teisės akte, kuriuo pagrindu duodamas pavedimas, nenurodytas konkretus įvykdymo laikas. Pavedimai parengti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus turi būti įvykdyti ne vėliau kaip per 20 darbo dienų. Įvykdymo terminą išimties tvarka gali pratęsti Archyvo direktorius.

     38. Jei dėl objektyvių priežasčių būtina pratęsti terminą, per kurį turi būti įvykdytas pavedimas, prieš 3 dienas iki nurodyto termino pabaigos Archyvo dokumentų valdymo sistemoje gali būti prašoma atidėti pavedimo vykdymo terminą, arba rašomas tarnybinis pranešimas, kuriame motyvuotai paaiškinama, dėl kokių priežasčių pavedimas nebuvo įvykdytas per nustatytą laiką.

     39. Informacija apie Archyvo direktoriaus pavedimų vykdymo terminą yra prieinama Archyvo dokumentų valdymo sistemoje. Direktoriui informaciją apie pavedimų įvykdymo terminus teikia darbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą.

 

VIII SKYRIUS

DOKUMENTŲ RENGIMAS, VIZAVIMAS IR PASIRAŠYMAS

 

     40. Archyvo darbuotojai, vykdydami jiems nustatytas funkcijas, Archyvo direktoriaus, Filialų vedėjų, patarėjo, valstybės tarnautojo, atsakingo už dokumentų valdymo priežiūros kontroliavimą, pavedimus, rengia Archyvo direktoriaus įsakymų, kitų dokumentų projektus.

     41. Archyvo direktoriaus įsakymai rengiami vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymu ir turi atitikti Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl teisės aktų projektų rekomendacijų patvirtinimo“ ir dokumentų rengimo bendruosius reikalavimus, nustatytus Lietuvos vyriausiojo archyvaro.

     42. Nustatyta tvarka parengtus ir Archyvo direktoriui teikiamus pasirašyti įsakymus Archyvo dokumentų valdymo sistemos priemonėmis vizuoja už įsakymo projekto parengimą atsakingi valstybės tarnautojai ir pagal kompetenciją vyriausiasis specialistas, atliekantis finansų valdymo funkciją bei Filialo vedėjas.

     43. Valstybės tarnautojų ar darbuotojų parengti kiti Archyvo dokumentai turi atitikti dokumentų rengimo bendruosius reikalavimus, nustatytus Lietuvos vyriausiojo archyvaro. Valstybės tarnautojai ar darbuotojai, atsakingi už dokumentų registravimą, neatitinkančius dokumentų rengimo bendrųjų reikalavimų dokumentus privalo grąžinti rengėjui taisyti.

     44. Siunčiamus dokumentus Archyvo dokumentų valdymo sistemos priemonėmis vizuoja jų rengėjai ir pagal kompetenciją vyriausiasis specialistas, atliekantis finansų valdymo funkciją bei Filialo vedėjas.

     45. Archyvo direktorius pasirašo dokumentus, siunčiamus valstybės ir savivaldybių institucijoms, įstaigoms ir įmonėms, privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims, kitų valstybių institucijoms ir įstaigoms ar jų vadovams, atsakymus į Lietuvos Respublikos Seimo narių paklausimus, kitus jam priskirtus pasirašyti dokumentus.

     46. Finansinės atskaitomybės ir apskaitos dokumentus pasirašo Archyvo direktorius ir vyriausiasis specialistas, atliekantis finansų valdymo funkciją. 

     47. Finansinės – ūkinės veiklos pobūdžio sutartis pasirašo Archyvo direktorius. Sutartys turi būti vizuotos vyriausiojo specialisto, atliekančio finansų valdymo funkciją. 

     48. Vyriausiasis specialistas, atliekantis finansų valdymo funkcijąpasirašo finansinės atskaitomybės ir apskaitos, banko, kitus finansinio – ūkinio pobūdžio dokumentus.

     49. Šiaulių regioninio valstybės archyvo Panevėžio filialo vedėjas pasirašo Filialo rengtus juridinį faktą patvirtinančius ir kitus informacinio pobūdžio dokumentus, siunčiamus valstybės ir savivaldybių institucijoms, įstaigoms, įmonėms, privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims.

     50. Šio Reglamento 49 punkte nustatyta tvarka pasirašomuose dokumentuose dokumento sudarytojo ir įstaigos duomenų rekvizite nurodomas Filialo pavadinimas ir Archyvo bei Filialo duomenys, parašo rekvizite – pareigos.

     51. Komisijų, darbo grupių ir kitų patariamųjų institucijų dokumentus pasirašo Direktoriaus įsakymu nustatyti patariamosios institucijos pirmininkas, sekretorius ir, jei reikia, nariai.
     52. Kitus dokumentus (aktus, pažymas ir kt.), parengtus vykdant nustatytas funkcijas, pasirašo jų rengėjai.

     53. Archyvo buveinėje juridiniams ir fiziniams asmenims išduodamas oficialias dokumentų kopijas tvirtina Archyvo direktorius, Filiale – jo vedėjas.

     54. Archyvo oficialieji elektroniniai dokumentai pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu. Trumpai saugomi ir neperduodami kitiems fiziniams ir juridiniams asmenims Archyvo veiklos oficialieji elektroniniai dokumentai gali būti pasirašomi pažangiuoju elektroniniu parašu.
     
55. Valstybės tarnautojų ir darbuotojų prašymai ar tarnybinio pobūdžio pranešimai, kurių rengimas nėra nustatytas norminiais teisės aktais, teikiami Archyvo dokumentų valdymo sistemos priemonėmis. Šiuo atveju kiekvieno Archyvo dokumentų valdymo sistemos naudotojo prisijungimo slaptažodis yra laikomas tinkama valstybės tarnautojo ir darbuotojo identifikavimo priemone. Valstybės tarnautojo ir darbuotojo teikiamos informacijos patvirtinimas, rezoliucijų rašymas, perdavimas susipažinti ar kiti reikalingi atlikti veiksmai atliekami Archyvo dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.

     56. Prireikus Archyvo direktorius gali nustatyti kitokią dokumentų pasirašymo tvarką.

 

IX SKYRIUS

 DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS

 

     57. Archyvo veiklos dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka.

     58. Archyve parengti ir su jos veikla susiję gauti dokumentai (išskyrus dokumentus, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos) nustatytąja tvarka registruojami atitinkamuose dokumentų registruose Archyvo dokumentų valdymo sistemoje.

     59. Dokumentus, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, teisės aktų nustatyta tvarka tvarko ir įtraukia į apskaitą už įslaptintos informacijos administravimą atsakingi valstybės tarnautojai, paskirti Lietuvos vyriausiojo archyvaroįsakymu. Šie dokumentai registruojami ir apskaitomi vadovaujantis valstybės ir tarnybos paslapčių apsaugą reguliuojančiais Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Lietuvos Respublikos valstybės saugumo departamento direktoriaus įsakymais ir kitais teisės aktais.

     60. Gautus dokumentus priima, patikrina, nustatytąja tvarka registruoja ir perduoda Archyvo direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui susipažinti bei paskirti vykdyti užduotis Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, atsakingi už dokumentų registravimą.

     61. Kitus Archyve parengtus dokumentus, pasirašytus ir, jei reikia, vizuotus, nustatytąja tvarka registruoja ir byloms priskiria už dokumentų registravimą atsakingi Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai.

     62. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų elektroninio pašto adresais gauti elektroniniai dokumentai ir dokumentų skaitmeninės kopijos turi būti užregistruoti nustatytąja tvarka.

     63. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų elektroninio pašto adresais gauti elektroniniai laiškai, kurių užduotis reikia vykdyti, persiunčiami į oficialų Archyvo elektroninį paštą adresu siauliai@archyvai.lt . Filiale valstybės tarnautojų ir darbuotojų elektroninio pašto adresais gauti elektroniniai laiškai, kurių užduotis reikia vykdyti, persiunčiami į oficialų Filialo elektroninį paštą panevezys@archyvai.lt.

     64. Dokumentų rezoliucijos, vizos, supažinimo žymos įforminamos ir pavedimai perduodami vykdytojams  Archyvo dokumentų valdymo sistemoje.

     65. Dokumentai, kurių užduotys įvykdytos, priskiriami byloms pagal dokumentacijos planą.

     66. Archyvo atsakingi valstybės tarnautojai ir darbuotojai pasirašytus ir nustatytąja tvarka užregistruotus siunčiamus dokumentus išsiunčia adresatams, o Archyve liekančius siunčiamojo dokumento egzempliorius (jei sudaromas ne elektroninis dokumentas), vizuotus šio Reglamento 64 punkte nustatyta tvarka, tvirtina ir priskiria byloms, jei jie atsakingi už tų bylų sudarymą, arba perduoda kitiems už atitinkamų bylų sudarymą atsakingiems Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams.

     67. Dokumentacijos planą (prireikus jo papildymų sąrašą), dokumentų registrų sąrašą rengia ir teikia tvirtinti Archyvo direktoriaus įgaliotas valstybės tarnautojas ar darbuotojas.

     68. Už sudaromų bylų tvarkymą ir saugojimą iki jų perdavimo užbaigtų bylų apskaitai tvarkyti atsako valstybės tarnautojai ir darbuotojai, atsakingi už tų bylų sudarymą pagal dokumentacijos planą.

     69. Nustatytąja tvarka sutvarkytos ilgai ar nuolat saugotinos popierinės bylos pagal dokumentų perdavimo aktą perduodamos valstybės tarnautojui ar darbuotojui, atsakingam už užbaigtų bylų apskaitą, kuris toliau jas tvarko, perduoda toliau saugoti ar naikina teisės aktų nustatyta tvarka.

     70. Trumpai saugomos popierinės bylos saugomos pas Archyvo darbuotojus, atsakingus už tų bylų sudarymą, iki jų saugojimo termino pabaigos arba praėjus dvejiems metams nuo jų užbaigimo pagal bylų perėmimo aktą perduodamos valstybės tarnautojui ar darbuotojui, atsakingam už užbaigtų bylų apskaitą, kuris jas naikina teisės aktų nustatyta tvarka.

     Šis reikalavimas nėra taikomas trumpai saugomoms elektroninėms byloms, kurios saugomos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.

     71. Bylų apyrašų sąrašo, ilgai ir nuolat saugomų bylų apyrašų, dokumentų naikinimo aktų duomenis rengia ir teikia derinti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas, atsakingas už užbaigtų bylų apskaitą.

 

X SKYRIUS

SVEČIŲ PRIĖMIMAS

 

     72. Svečių susitikimus Archyvo direktoriaus pavedimu organizuoja valstybės tarnautojai ar darbuotojai, o šiuos susitikimus koordinuoja vyriausiasis patarėjas direktoriaus pavedimu.

     73. Susitikimo darbotvarkė ir kita susijusi medžiaga Archyvo direktoriui pateikiama ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas.

     74. Svečių priėmimo išlaidos padengiamos Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. birželio 17 d. nutarimo Nr. 919 „Dėl reprezentacinių išlaidų“ nustatyta tvarka.

     75. Archyvui skirtas dovanas (leidinius, suvenyrus ir kt.) įvertina direktoriaus įsakymu sudaryta komisija. Remiantis komisijos sudarytu aktu, dovanos įtraukiamos į apskaitą teisės aktų nustatyta tvarka.

 

XI SKYRIUS

VISUOMENĖS INFORMAVIMAS

 

     76. Oficialią informaciją apie Archyvo veiklą žiniasklaidai ir visuomenei teikia Archyvo direktorius.

     77. Archyvo direktorius gali įpareigoti konkrečius Archyvo valstybės tarnautojus parengti žiniasklaidai teikiamų pranešimų projektus.

     78. Informacija apie Archyvo veiklą vykdant teisės aktų pavestas funkcijas teikiama Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymo, kitų norminių teisės aktų nustatyta tvarka.

 

XII SKYRIUS

ASMENŲ APTARNAVIMAS, JŲ PRAŠYMŲ IR SKUNDŲ NAGRINĖJIMAS

 

     79. Asmenys Archyve aptarnaujami, jų prašymai ir skundai nagrinėjami Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimo Nr. 875 „Dėl Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“ (su visais pakeitimais), kitų teisės aktų nustatyta tvarka.

     80. Už informacijos teikimą asmenims ryšio priemonėmis ar jiems apsilankius Archyve ir aptarnavimą taikant ,,vieno langelio“ principą atsako valstybės tarnautojai ir darbuotojai, kuriems tokios funkcijos nustatytos pareigybės aprašyme.

 

XIII SKYRIUS

TARNYBINĖS KOMANDIRUOTĖS 

 

     81. Archyvo darbuotojų išvykimas į tarnybines komandiruotes organizuojamas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 29 d. nutarimu Nr. 526 „Dėl Tarnybinių komandiruočių išlaidų apmokėjimo biudžetinėse įstaigose taisyklių patvirtinimo“ (Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2014 m. gruodžio 15 d. nutarimo Nr. 1433 redakcija) nustatyta tvarka.

     82. Archyvo direktorius į tarnybines komandiruotes vyksta Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos darbo reglamento nustatyta tvarka.

     83. Archyvo darbuotojų išvykimo į tarnybines komandiruotes klausimus sprendžia Archyvo direktorius.

     84. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, vykstantys į tarnybinę komandiruotę Lietuvos Respublikos teritorijoje ilgiau kaip vienai dienai arba į tarnybinę komandiruotę į užsienį, Archyvo direktoriui turi pateikti komandiruotės prašymą, nurodydami komandiruotės tikslą, vietovę (vietoves), komandiruotės trukmę, numatomas išlaidas (renginio dalyvio mokestis, gyvenamojo ploto nuomos, transporto, draudimo ir kitos išlaidos), komandiruotės avanso poreikį, komandiruojamo asmens funkcijas laikinai atliksiančio asmens (kai toks turi būti) vardą, pavardę ir pareigas, kitą reikalingą papildomą informaciją; jei į komandiruotę vykstama komandiruotojo asmens transporto priemone – transporto priemonės markę, modelį, valstybinį numerį, jei tarnybine transporto priemone – tarnybinės transporto priemonės valstybinį numerį ir ją vairuosiantį asmenį. Jei į tarnybinę komandiruotę vyksta keli Archyvo valstybės tarnautojai ar darbuotojai, komandiruotės prašymą rengia komandiruotės iniciatorius.

     85. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų siuntimas į tarnybinę komandiruotę, išskyrus siuntimą į tarnybinę komandiruotę vienai darbo dienai, Lietuvos Respublikos teritorijoje, įforminamas Archyvo direktoriaus įsakymu.

     86. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, vykstantys į tarnybinę komandiruotę Lietuvos Respublikos teritorijoje vienai dienai, Archyvo direktoriui pateikia prašymą išvykti iš nuolatinės darbo vietos.

     87. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų siuntimas į tarnybinę komandiruotę vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje įforminamas direktoriaus arba jo įgalioto asmens rezoliucija, patvirtinančia, kad prašymas išvykti iš nuolatinės darbo vietos suderintas. Kai dėl objektyvių aplinkybių komandiruotė vienai dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje turi vykti poilsio ir (arba) švenčių dienomis, Archyvo direktoriaus įsakymu įforminama komandiruotė vienai dienai.
     88. Išlaidų, susijusių su Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų tarnybinėmis komandiruotėmis, apmokėjimo klausimas suderinamas su Archyvo vyriausiuoju specialistu, atliekančiu finansų valdymo funkciją, ne vėliau kaip prieš 5 darbo dienas iki išvykimo į komandiruotę dienos. Archyvo vyriausiajam specialistui, atliekančiam finansų valdymo funkciją, ne vėliau kaip per 3 darbo dienas po grįžimo iš komandiruotės turi būti pateikta avanso apyskaita ir atitinkami dokumentai apie komandiruotės metu patirtas faktines išlaidas bei grąžintas nepanaudoto avanso likutis, jei avansas buvo išmokėtas. Išlaidos apmokamos tik tais atvejais, kai pateikiami jas įrodantys dokumentai.

     89. Už poilsio dienas, per kurias komandiruotėje tenka dirbti, išskyrus kelionėje praleistas dienas, Archyvo valstybės tarnautojo ar darbuotojo rašytiniu prašymu suteikiamos atitinkamos poilsio dienos, kurias jis turi išnaudoti per mėnesį.

     90. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, grįžę iš tarnybinių komandiruočių užsienyje ir Lietuvos Respublikos teritorijoje (išskyrus kai į komandiruotę vykstama vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje), ne vėliau kaip per 3 darbo dienas Archyvo direktoriui turi pateikti rašytinę atlikto darbo ir užduoties įvykdymo ataskaitą. Komandiruotės ataskaitos išvadų ir pasiūlymų skiltyje turi būti aiškiai atskleista kelionės nauda, pateikti argumentai dėl tolesnio bendradarbiavimo ir pan.

     Kai į tarnybinę komandiruotę vyksta keli Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, gali būti rengiama bendra atlikto darbo ar užduoties įvykdymo ataskaita, kurią pasirašo komandiruotės iniciatorius.

 

 XIV SKYRIUS

ATOSTOGŲ SUTEIKIMAS

 

     91. Kasmetinės, nemokamos atostogos, atostogos kvalifikacijai tobulinti, atostogos dėl valstybės tarnautojo perkėlimo į kitas pareigas Archyvo valstybės tarnautojams suteikiamos Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka. Kitos tikslinės atostogos valstybės tarnautojams suteikiamos Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustatyta tvarka.

     92. Kasmetinės, tikslinės atostogos Archyvo darbuotojams suteikiamos Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustatyta tvarka.

     93. Mokymosi ar kūrybinės atostogos Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams suteikiamos ir apmokėjimo sąlygos nustatomos jų ir Archyvo direktoriaus susitarimu.

     94. Kasmetinės atostogos už kiekvienus darbo metus Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams suteikiamos tais pačiais darbo metais pagal Archyvo direktoriaus pirmame ketvirtyje patvirtintą atostogų grafiką.

     95. Archyvo darbuotojai kasmet iki kovo 15 d. darbuotojui, atsakingam už atostogų grafiko sudarymą, elektroniniu paštu pateikia informaciją apie savo planuojamą atostogų laiką, nurodydami jų funkcijas atliksiančius tarnautojus. Filialo vedėjas pateikia informaciją  apie jo vadovaujamo padalinio valstybės tarnautojų ir darbuotojų planuojamą darbo laiką.

     Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, einamaisiais metais planuojantys išeiti ir tikslinių atostogų (mokymosi, nemokamų, kūrybinių, kvalifikacijos tobulinimo ar kitų), derindami kasmetinių atostogų laiką tiesioginiam vadovui privalo pateikti informaciją apie planuojamą tikslinių atostogų laiką.

     96. Archyvo darbuotojas, atsakingas už atostogų grafiko sudarymą, kasmet iki kovo 31 d. sudaro valstybės tarnautojų ir darbuotojų atostogų grafikus. Būtina planuoti ir užtikrinti, kad valstybės tarnautojams ir darbuotojams duoti pavedimai jų atostogų ar nedarbingumo metu būtų perduoti vykdyti kitiems valstybės tarnautojams ir darbuotojams.

     97. Archyvo direktoriui atostogos suteikiamos Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos darbo reglamento nustatyta tvarka.

     98. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai su patvirtintu kasmetinių atostogų grafiku supažindinami dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.

     99. Kasmetines atostogas perkelti ar pratęsti galima esant Lietuvos Respublikos darbo kodekso 174 straipsnio 1 dalyje nustatytoms arba kitoms svarbioms priežastims. Jeigu priežastys, dėl kurių kasmetinės atostogos negali būti panaudotos, atsirado iki kasmetinių atostogų pradžios, į atostogų grafiką įrašytas asmuo, dėl tam tikrų priežasčių negalintis eiti atostogų grafike nurodytu laiku (pageidaujantis eiti atostogų dalimis), pateikia Archyvo direktoriui prašymą ir ne vėliau kaip prieš 5 darbo dienas iki planuojamų atostogų pradžios turi informuoti už personalo valdymą atsakingą Archyvo darbuotoją.

     Jeigu priežastys, dėl kurių kasmetinės atostogos negali būti panaudotos, atsirado kasmetinių atostogų metu, pateikus prašymą atostogos pratęsiamos atitinkamą dienų skaičių, arba nepanaudotų kasmetinių atostogų dalis, suderinus su Archyvo direktoriumi, perkeliama į kitą laiką.

     100. Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas, nepanaudojęs kasmetinių atostogų dalies iki einamųjų metų gruodžio 31 d., Archyvo direktoriui turi pateikti prašymą perkelti nepanaudotą atostogų dalį (pridėti ją prie kitų darbo metų kasmetinių atostogų). Perkeltos kasmetinės atostogos paprastai suteikiamos tais pačiais arba kitais darbo metais. Perkeltos į kitus darbo metus atostogos įrašomos į tų metų atostogų grafiką ir suteikiamos iki gegužės 31 d.

     101. Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams atostogos suteikiamos direktoriaus įsakymu.  Įsakymus dėl atostogų suteikimo Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams vizuoja įsakymo projekto rengėjas ir Archyvo vyriausiasis specialistas, atliekantis finansų valdymo funkciją.  

     102. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai gali būti atšaukti iš kasmetinių atostogų, tik tuo atveju, kai yra tarnybinis būtinumas atšaukti valstybės tarnautoją, darbuotoją iš kasmetinių atostogų ir yra gautas iš atostogų atšaukiamo asmens rašytinis sutikimas.

 

XV SKYRIUS

VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ MOKYMAS

 

     103. Archyvo valstybės tarnautojų mokymas organizuojamas Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka, atsižvelgiant į prioritetinius valstybės tarnautojų mokymo tikslus ir prioritetines valstybės tarnautojų mokymo grupes, Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintą Valstybės tarnautojų mokymo strategiją, valstybės tarnautojų tiesioginių vadovų bei valstybės tarnautojų tarnybinės veiklos vertinimo komisijų siūlymus (rekomendacijas) dėl valstybės tarnautojų kvalifikacijos tobulinimo, įstaigos strateginius tikslus bei finansines galimybes.

     104. Valstybės tarnautojų mokymų poreikis nustatomas ir mokymo planas rengiamas vadovaujantis Valstybės tarnautojų mokymo organizavimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2010 m. liepos 2 d. įsakymu Nr. 1V-451  „Dėl Valstybės tarnautojų mokymo organizavimo taisyklių patvirtinimo“.

     105. Atsakingas už personalo tvarkymą Archyve asmuo suderintą su direktoriumi Archyvo einamųjų metų mokymų planą ir ateinančiųjų metų mokymo plano projektą kasmet iki kovo 1 d. pateikia Valstybės tarnybos departamentui per Valstybės tarnybos valdymo informacinės sistemą (toliau – VATIS).

     106. Atsakingas už personalo tvarkymą Archyve asmuo kasmet iki vasario 1 d. teikia ataskaitą apie valstybės tarnautojų mokymą praėjusiais metais Valstybės tarnybos departamentui per VATIS.

  

XVI SKYRIUS

VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ SKATINIMAS

 

     107. Už nepriekaištingą tarnybinių pareigų atlikimą valstybės tarnautojai ir darbuotojai Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo ir darbo santykius reglamentuojančių teisės aktų nustatyta tvarka gali būti skatinami padėka, atminimo dovana, vardine dovana, vienkartine pinigine išmoka, Archyvaro garbės ženklu. Už ypatingus nuopelnus valstybės tarnybai valstybės tarnautojai gali būti teikiami valstybės apdovanojimui gauti.

     108. Vienkartinės piniginės išmokos valstybės tarnautojams skiriamos vadovaujantis Vienkartinių piniginių išmokų valstybės tarnautojams skyrimo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. liepos 19 d. nutarimu Nr. 1167 ,,Dėl vienkartinių piniginių išmokų valstybės tarnautojams skyrimo ir mokėjimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, o darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis,  Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1993 m. liepos 8 d. nutarimo Nr. 511 „Dėl biudžetinių įstaigų ir organizacijų darbuotojų darbo apmokėjimo tvarkos tobulinimo“ nustatyta tvarka.

 

XVII SKYRIUS

VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ ATSAKOMYBĖ

 

     109. Archyvo valstybės tarnautojai už tarnybinius nusižengimus gali būti traukiami tarnybinėn atsakomybėn, o už Archyvui padarytą materialią žalą – materialinėn atsakomybėn Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka.

     110. Archyvo darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, už darbo drausmės pažeidimus gali būti traukiami drausminėn, o už Archyvui padarytą materialią žalą – materialinėn atsakomybėn darbo santykius reglamentuojančių teisės aktų nustatyta tvarka.

     111. Įstatymų nustatytais atvejais Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai gali būti traukiami baudžiamojon, administracinėn ar civilinėn atsakomybėn.

 

XVIII SKYRIUS

REIKALŲ PERDAVIMAS KEIČIANTIS ARCHYVO VALSTYBĖS TARNAUTOJAMS IR DARBUOTOJAMS

 

     112. Atleidžiami iš pareigų arba perkeliami į kitas pareigas Archyvo valstybės tarnautojai ar darbuotojai privalo perduoti reikalus (nebaigtus vykdyti dokumentus, nebaigtus spręsti klausimus, turimas bylas), taip pat informacinę ir norminę medžiagą, knygas, įgytas už Archyvo lėšas, antspaudus ir spaudus, kitą turtą, už kurį Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas materialiai atsakingas. Direktorius paskiria darbuotoją (-us), atsakingą (-us) už perduotų reikalų tvarkymą.

     Reikalai perduodami pagal Archyvo reikalų perdavimo ir perėmimo aktą, kurį parašu tvirtina Archyvo direktorius.

     113. Keičiantis archyvo direktoriui, reikalai perduodami kitam archyvo valstybės tarnautojui, kuriam Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu pavesta laikinai atlikti valstybės archyvo direktoriaus funkcijas. Paskyrus naują archyvo direktorių, reikalai perduodami naujai paskirtam archyvo direktoriui. Reikalai perduodami pagal archyvo reikalų perdavimo ir perėmimo aktą, kurį  tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

 

XIX SKYRIUS

TURTO NAUDOJIMAS

 

     114.  Archyvo pareigybių, su kurias užimančiais valstybės tarnautojais ir darbuotojais gali būti sudaromos visiškos materialinės atsakomybės sutartys, sąrašas tvirtinamas Archyvo direktoriaus įsakymu.

     115.  Su Archyvo valstybės tarnautojais ir darbuotojais, kurių darbas yra tiesiogiai susijęs su materialinių vertybių saugojimu, priėmimu, išdavimu, pardavimu, pirkimu, gabenimu, ir dėl priemonių, perduotų Archyvo valstybės tarnautojui ir darbuotojui naudotis darbe sudaromos visiškos materialinės atsakomybės sutartys.

     116.  Keičiantis materialiai atsakingiems Archyvo valstybės tarnautojams ar darbuotojams, jiems patikėtas turtas turi būti inventorizuotas.

     117.  Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai privalo su jiems patikėtu Archyvo turtu elgtis taupiai, saugiai ir atsargiai, užkirsti kelią trūkumams susidaryti, laiku pranešti Archyvo direktoriui apie aplinkybes, sudarančias pavojų patikėto turto saugumui.

 

XX SKYRIUS

ANTSPAUDO NAUDOJIMAS

 

     118. Archyvas turi antspaudą su Lietuvos valstybės herbu ir savo pavadinimu.

     119. Archyvo antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako Archyvo direktorius, o jam nesant - Archyvo direktoriaus funkcijas atliekantis darbuotojas.

     120. Archyvo Filialas turi antspaudą su Lietuvos valstybės herbu ir savo pavadinimu

     121. Archyvo Filialo antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako Filialo vedėjas, o jam nesant – Filialo vedėjo funkcijas atliekantis darbuotojas.

     122. Archyvo ir jo Filialo antspaudai gaminami, naudojami, saugomi ir sunaikinami teisės aktų nustatyta tvarka.

 

XXI SKYRIUS

TARNYBINIO TRANSPORTO IR MOBILIŲJŲ TELEFONŲ NAUDOJIMAS

 

     123. Archyvo tarnybinis transportas naudojamas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1998 m. lapkričio 17 d. nutarimo Nr. 1341 „Dėl tarnybinių lengvųjų automobilių biudžetinėse įstaigose“ (Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2009 m. gegužės 27 d. nutarimo Nr. 542 redakcija) nustatyta tvarka ir Archyvo direktoriaus įsakymu patvirtintomis tarnybinio lengvojo automobilio naudojimo taisyklėmis.

     124. Tarnybiniai mobilieji telefonai naudojami Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2012 m. sausio 11 d. nutarimu Nr. 11 „Dėl išlaidų judriojo ryšio paslaugoms limitų ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. kovo 5 d. nutarimo Nr. 331 „Dėl tarnybinių mobiliųjų telefonų“ ir jį keitusių nutarimų pripažinimo netekusiais galios“ ir Archyvo direktoriaus įsakymu nustatyta tvarka.

 

XXII SKYRIUS

VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ PAŽYMĖJIMŲ IŠDAVIMAS IR LAIKYMAS

 

     125. Valstybės tarnautojų pažymėjimai išduodami Valstybės tarnautojo pažymėjimo išdavimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2002 m. liepos 11 d. įsakymu Nr. 338 „Dėl valstybės tarnautojo pažymėjimo formos ir valstybės tarnautojo pažymėjimo išdavimo taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka.

     126. Praradęs pažymėjimą, valstybės tarnautojas Archyvo direktoriui pateikia tarnybinį pranešimą apie valstybės tarnautojo pažymėjimo praradimą, nurodydamas pažymėjimo praradimo aplinkybes, ir prašymą išduoti naują pažymėjimą.

     127. Pažymėjimas keičiamas pasibaigus jo galiojimo terminui arba pasikeitus valstybės tarnautojo ar darbuotojo asmens duomenims ar pareigoms. Pažymėjimui susidėvėjus, išduodamas naujas.

     128. Atleistas iš užimamų pareigų valstybės tarnautojas atleidimo dieną grąžina pažymėjimą darbuotojui, atsakingam už personalo dokumentų tvarkymą arba Archyvo direktoriui.

     129. Valstybės tarnautojas pažymėjimą privalo nešiotis ar darbo metu laikyti darbo vietoje, taip pat pateikti jį kontroliuojančių institucijų reikalavimu.

 

XXIII SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

 

     130. Reglamentas keičiamas, papildomas keičiantis teisės aktams ar Archyvo darbo organizavimui.

     131. Šis Reglamentas skelbiamas Archyvo vidaus tinkle ir interneto svetainėje.

____________________________

 

Šiaulių regioninio valstybės archyvo darbo reglamentas.pdf


Informaciją atnaujino: Armantas Mockevičius, Šiaulių regioninis valstybės archyvas
Informacija atnaujinta: 2017-03-01 16:47