2022-01-01 įsigalios Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo pakeitimo įstatymas, kuriame apibrėžta nauja sąvoka: Dokumentų valdymo bendroji informacinė sistema (DBSIS) – „valstybės informacinė sistema, skirta valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių dokumentams ir informacijai valdyti“. Taip pat numatyta, kad „Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintame sąraše nurodytos valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės dokumentus valdo naudodamos Dokumentų valdymo bendrąją informacinę sistemą“ (detalesnė informacija: https://www.e-tar.lt/portal/lt/legalAct/85cb7f203ede11eb8d9fe110e148c770)

Būtina žinoti, kad Informatikos ir ryšių departamentas prie Vidaus reikalų ministerijos 2021-09-01 sudarė Dokumentų valdymo bendrosios informacinės sistemos sukūrimo ir įdiegimo paslaugų sutartį (detalesnė informacija: https://ird.lt/lt/naujienos/diegiama-bendra-dokumentu-valdymo-sistema-leis-sutaupyti-3-mln-euru) ir sistemos kūrimo darbai jau yra pradėti. Įstaigų, kurios dalyvaus nurodytosios sistemos kūrimo bandomojoje eksploatacijoje, 2022 m. dokumentacijos planai į DBSIS bus perkelti vykdant sistemos kūrimo darbus. Papildomą informaciją šioms įstaigoms suteiks IRD atstovai.

Kadangi artėja 2022 m. dokumentacijos planų rengimo laikas, paaiškiname, kad dokumentus valstybės archyvams perduodančios įstaigos dokumentacijos planus 2022 metams šiemet rengia ir teikia juos derinti Elektroninio archyvo informacinės sistemos priemonėmis.

Primintina, kad nuo 2022-01-01 įsigalioja Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118, pakeitimai, susiję su funkcijų dokumentacijos plano rengimu. Tokie reikalavimai įsigalios, kad būtų galima kurti funkcijų dokumentacijos planų rengimo infrastruktūrą DBSIS priemonėmis. Įstaigos, kurios dokumentus valdys DBSIS priemonėmis, funkcijų dokumentacijos planus minėtoje sistemoje rengs ir teiks derinti tik 2022 metų pabaigoje.