DLM forumo narių susitikime dalyvavo Austrijos, Belgijos, Danijos, Jungtinės Karalystės, Lenkijos, Liuksemburgo, Nyderlandų, Norvegijos, Portugalijos, Slovėnijos, Suomijos, Šveicarijos ir Vokietijos atstovai.

  Susitikimą atidarė ir sveikinimo žodį tarė DLM forumo pirmininkas Jan Dalsten Sørensen ir Austrijos nacionalinio archyvo viešųjų ryšių ir elektroninių paslaugų skyriaus vedėja Karin Holzer.

  Dėl pranešimų pobūdžio susitikimas vyko dvi dienas. Pirmąją dieną sudarė dvi sesijos, antrąją – keturios (trečia, ketvirta, penkta ir šešta sesijos). Pirmojoje, interaktyvioje sesijoje, pristatytas E-ARK4ALL konsorciumo kartu su Europos Komisijos „Europos infrastruktūros sujungimo priemone“ rengiama e-Archyvavimo sudedamąja dalimi (eArchyving Building Block). Pranešėjai pažymėjo, kad vykdomas projektas prisidės prie elektroninio archyvavimo mokymų darbuotojams, kadangi jis turės pagrindines specifikacijas, programinę įrangą, suteiks mokymus ir žinias reikalingas duomenų ir elektroninių dokumentų valdymui. Pastarojo projekto tolimesniam vykdymui reikalingos archyvų darbuotojų įžvalgos, kurias galima pateikti konsorciumo vykdomoje apklausoje. Pranešėjai taip pat pastebėjo, kad turimais apklausų duomenimis pagrindiniai archyvistų poreikiai yra įvadiniai mokymai ir žinios (54 %), technologiniai mokymai (79 %), valdymas (28 %) ir teisiniai klausimai (23 %). Po pranešimo kilo dalykinė diskusija, kurios metu paaiškėjo, kad įvairios valstybės susiduria su tokiomis pat ar panašiomis elektroninių dokumentų valdymo problemomis, ypač akcentuotas dokumentų valdymo sistemų perdavimas į valstybės archyvus.

  Antrojoje sesijoje „Tikslinės skaitmeninės informacijos priemonės ir sprendimai“, naudingas buvo Vokietijos federalinio archyvo darbuotojo Joachim Rausch pranešimas „Federacinis tarpinis skaitmeninis archyvas – pagrindiniai principai ir struktūra“ (The Federal intermediate digital archive – main principles and structure). Pranešėjas apibūdino Vokietijos federacijos teisinę bazę, kuri įpareigoja perduoti autentiškus dokumentus į valstybės archyvus. Pranešime akcentuota Vokietijos federacijos archyvų informacinė sistema ir jos tobulinimas. Pristatytos techninės saugyklos galimybės, kurios leidžia peržiūrėti/skaityti iki 50 dokumentų vienam skaitytojui per sekundę, o dokumentų pakuotėms naudojamas XAIP formatas (šiuo metu iki 1 Gb), kurį planuojama pakeisti į kitą arba patobulinti tam, kad dokumentų pakuotės leidžiamas dydis būtų 100 Gb. Pranešėjas pastebėjo, kad dokumentus perduodančios institucijos naudoja skirtingas dokumentų valdymo sistemas, todėl perdavimo procese gali kilti nesklandumų.

  Susitikimo antrosios dienos pradžioje Markus Schenk iš Vokietijos debesijos kompiuterijos ir skaitmeninių bei elektroninių dokumentų valdymo sistemų tiekėjos Fabasoft skaitė pranešimą „Socialinės medijos ir jų iššūkiai viešajame administravime“ (Social media and its challenges for public administration). Pranešime pastebėta, kad viešasis sektorius susiduria su senstančiu personalu, o siekis pritraukti naujus darbuotojus, turėtų būti susijęs su socialinių medijų panaudojimu ir jų inkorporavimu į įstaigos darbą. Tačiau socialinės medijos kelia naujus iššūkius, kurie pasireiškia taip: nežinoma kaip pranešimus saugoti, kaip atskirti darbuotojo darbinį ir asmeninį socialinių medijų  naudojimą, pagal kokius kriterijus darbuotojus skatinti už sulauktus komentarus, „Patinka“ paspaudimus, ką reiškia „Patinka“ ir kiti išsireiškimai.

  Trečiojoje sesijoje „Nauji archyvų bendruomenės bendradarbiavimo sprendimai“, pranešimą apie bendruomenės įtraukimą į dokumentų vertinimo/aprašymo procesą skaitė Franziska Brunner iš Šveicarijos Federacijos archyvo. Pranešėja pažymėjo, kad bendruomenės turimas internetinis įrankis ir vykdomi seminarai/dirbtuvės sulaukia dėmesio ir suteikia reikalingos informacijos dokumentų aprašymui. Kitas Friedel Geeraet iš Belgijos valstybės archyvo ir Belgijos Karališkosios bibliotekos pranešimas „Kelias į Belgijos Federacijos interneto archyvą“ (The road to a Belgian federal web archive), kuriame pristatytas 2017-2019 m. vykdomas projektas siekiantis išsaugoti valstybės institucijų ir Belgijoje registruotus svarbius tinklalapius. Pranešėja pastebėjo, kad susiduriama su sunkumais identifikuojant belgiškus tinklalapius, kadangi domenų tiekėjai nesutinka suteikti duomenų apie egzistuojančius tinklalapius. Kitas sesijos pranešimas „Tarpsektorinių duomenų bendradarbiavimas. Valstybės archyvų vyriausios direkcijos dotacijos programa nevalstybiniams archyvams“ (A cross-sector data-collaboration. The Head Office of State Archives grant program for non-governmental archives). Pranešimą skaitė Bartosz Nowozycki iš Lenkijos Valstybės archyvų vyriausios direkcijos. Pranešėjas pažymėjo, kad nevalstybiniams archyvams teikiamas finansavimas padeda vykdyti fondų tvarkymo darbus, tačiau dėl žinių stokos, dokumentai neretai sutvarkomi nekokybiškai. Kokybės užtikrinimui, pranešėjas siūlo peržiūrėti pasenusią Lenkijos archyvų teisinę bazę, bei sudaryti tam tikrus pagrindinių dokumentų tvarkymo principų vadovus.

  Ketvirtojoje, interaktyvioje sesijoje, Gregor Jenuš iš Slovėnijos Respublikos archyvo pranešime „Jautrių asmeninių duomenų anonimizacija: teorija ir praktika“ (Anonymization of sensitive personal data: theory and practice) pasidalino patirtimi ir pristatė priemones, kuriomis minėtieji duomenys yra slepiami. Tai rankinis būdas, užbraukiant juodu markeriu, skanuotų dokumentų koregavimas su MS Paint, Adobe Acrobat Pro ir OCR panaudojimas sudarant specifinių žodžių žodynėlį ir naujausias – mašininis mokymasis ir dirbtinio intelekto panaudojimas. Be to, pranešėjas pastebėjo, kad jautrių asmens duomenų gali būti ir metaduomenyse. Kita pranešėja Bodien Abels iš  Nacionalinio Nyderlandų archyvo, pranešime „Atlaisvinkime vietą: Olandijos archyvo įstatymo peržiūra ir nesaugomiesiems dokumentai“ (Making Room: renewal of Dutch archival law and non-custodial records), pristatė planą trumpinti dokumentų perdavimo laikotarpį į valstybės archyvus iki 10 metų (buvo 20 m.). Siekiant neperduoti ar nesutinkant perduoti keletas organizacijų teikė prašymus tapti valstybės archyvu, tačiau dėl teisinės bazės tai yra negalima.

  Šeštojoje sesijoje „Skaitmeninio saugojimo iššūkiai ir praktiniai sprendimai" pranešimo tema išsiskyrė Bendik Bryde iš Norvegijos informacijos saugojimo organizacijos „Piql“. Pranešime „Arktinis pasaulio archyvas ir Piql išsaugojimo iniciatyva“ (Arctic World Archive & Piql’s preservation initiative) pristatytas Arktinis archyvas įrengtas Svalbardo salyne. Šio archyvo tikslas toks pat kaip ir Svalbardo pasaulio sėklų saugyklos – išsaugoti tai, kas svarbiausia ateities kartoms. Pranešėjas taip pat pristatė laikmenas, kuriose saugoma informacija. Tai specialios juostos, kuriose informacija įrašyta dvejetainiu kodu, kuris juostoje atsispindi kaip QR kodai.

  Dalyvavimas susitikime leido kartu su kolegomis iš Europos susipažinti su kylančiais elektroninių dokumentų valdymo iššūkiais, naujomis iniciatyvomis, aptarti elektroninių archyvų formavimo ir komplektavimo klausimus.